¿Es necesario contratar servicio de mantenimiento de un sistema de videovigilancia?

En Prevent Security Systems pensamos que cualquier sistema de videovigilancia sin un correcto mantenimiento no puede ejercer correctamente su función de seguridad y garantías legales. Pero hablar de mantenimiento, no es sólo hablar de arreglar desperfectos en el sistema de videovigilancia, enfocar las cámaras de seguridad, limpiar los equipos de videovigilancia etc. El servicio de mantenimiento de cámaras de seguridad también supone ubicar a las comunidades de vecinos dentro del amplio marco normativo que regula la videovigilancia. Sin una Empresa de Seguridad Homologada por la Dirección General de Policía con años de experiencia en el sector y que cuente con recursos humanos y técnicos necesarios, será muy complicado mantener al día sus sistemas de seguridad. A continuación le explicaremos por qué...

normativa aplicable a la videovigilancia

 

Normativa Aplicable a la Instalación de Sistemas de Videovigilancia en Comunidades de Propietarios.

 

 

Los aspectos más esenciales a tener en cuenta son:


1.  Si las cámaras de videovigilancia registran ficheros, es decir, que graben imágenes, deberá hacerse el Registro de Actividades de Tratamiento de Datos tal y como indica el Reglamento General de Protección de Datos

Se debe advertir que no se podrán nunca ver a través de las antenas colectivas en los televisores de los vecinos. Las imágenes de las cámaras de seguridad deberán registrarse en equipos específicos a tal fin y deberán contar con las medidas de seguridad determinadas por la ley. Con respecto a la SEGURIDAD DEL GRABADOR (según indica el artículo 107 R. LOPD - vigente en todos los atrtículos que no contradigan al RGPD) se  deberá disponer de mecanismos que obstaculicen el acceso de personas no autorizadas y obstaculicen su apertura, por lo que se deberán proteger mediante la instalación de armarios de seguridad preferentemente anclados a pared y suelo para una mayor seguridad. Los armarios de seguridad de Prevent Security Systems cuentan con cerradura electrónica, que además de ofrecer gran agilidad y facilidad de apertura, incrementan los niveles de seguridad. 

2.  Elaboración del Registro de Actividades de Tratamiento según el RGPD

Documento de Seguridad

3.  Debe establecerse UN PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN y gestión de las incidencias que afecten a los ficheros de videovigilancia.

 

4.  Se deberá ESTABLECER UN REGISTRO DE SEGURIDAD en el que se hagan constar:

  • Los usuarios que se van a autorizar y el nivel de acceso que se les va a permitir.
  • Quién va a visualizar las imágenes de las cámaras de vigilancia en tiempo real.
  • Quién tiene acceso a ver las grabaciones y quién puede extraer las mismas.
  • Quién las custodiará hasta la prescripción del delito o mientras están a disposición del juez o de la policía judicial.
  • Importante, ESTE REGISTRO debe estar siempre actualizado: la responsable del tratamiento de datos ante la Agencia Española de Protección de Datos es la Comunidad de Propietarios y el presidente su representante; por tanto, los cambios de presidente deben quedar reflejados en el Registro de Actividades de Tratamiento, así como las extracciones de imágenes por delitos o solicitud de la policía, quién tiene las imágenes y quién las custodia y cualquier manipulación que se realice sobre el sistema de videovigilancia.

5.  Es importante además recalcar que aunque el riesgo de seguridad a aplicar a los ficheros de videovigilancia es de nivel bajo, deberán aplicarse medidas de seguridad de nivel alto en aquellos que contengan:

  • Datos recabados con fines policiales, judiciales, indicios de infracción criminal o penal
  • Datos que contengan actos derivados de violencia de género.

Esto significa que si la Comunidad de Propietarios no dispone de los medios, saber hacer y herramientas adecuadas, lo más conveniente es que contrate con Empresa de Seguridad Homologada especializada en sistemas de videovigilancia para que implemente la seguridad adecuada sobre todas las grabaciones que contengan indicios de delito.

6.  CONFIGURACIÓN Y SUPERVISIÓN DE FICHEROS DE DATOS según LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos)

  • La configuración y las claves de acceso deben modificarse como mínimo una vez al año (En el artículo 94 del Real Decreto 1720 de la LOPD) y cada usuario autorizado debe tener las suyas de forma específica.
     
  • Se deberán realizar copias semanales de respaldo y los datos deberán ser cancelados en el plazo de 30 días desde su captación. (Instrucción 1/2006 de la LOPD- artículo 6)
     
  • Cada 6 meses se deberá verificar la correcta definición y funcionamiento de los procedimientos de realización de los ficheros. (Artículo 94 del mencionado reglamento)
     
  • La supervisión de los ficheros, que implica un acceso a los datos por cuenta de un tercero, DEBERÁ SER REALIZADA POR PERSONAL ESPECIALIZADO Y ACREDITADO mediante el debido contrato de acceso a datos entre la empresa de seguridad especialista en videovigilancia y protección de datos, así como con el portero y con el Administrador de Fincas si ellos van a tener acceso a las grabaciones de las cámaras de vigilancia; éstos deberán tener en su contrato una claúsula que les comprometa a guardar la debida reserva, confidencialidad y sigilo, aunque sea personal de plantilla de la Comunidad de Propietarios. (Norma regulada por el artículo 12 de la LOPD - Ley Orgánica de Protección de Datos).
     

7.  ÚLTIMAS CONSIDERACIONES (LOPD, RGPD y Ley de Seguridad Privada)

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Acepto los términos y condiciones

 

  • Se deberá disponer de impresos, conteniendo el artículo 5, que recoge los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) a disposición de quien lo solicite, en la portería o en el portal.
     
  • En el caso de que se pretenda dar a las cámaras de vigilancia el uso de control de la actividad laboral, el amparo viene dado en el Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 1/1995) que faculta a implantar dicha medida sin que sea necesario el consentimiento de los trabajadores, siempre que no se atente contra su dignidad.


8. Se deberán mantener colocados carteles tanto en el exterior como cerca de los accesos informando del contenido del artículo 5.1 de la Ley Orgánica 15/1999

9.  Lo más reseñable de la Ley de Seguridad Privada 25/2009 es que las cámaras que se instalen deben  reunir estos requisitos:

  • Que la videovigilancia está  instalada por motivos de seguridad y el contrato figura registrado en la jefatura de Seguridad Privada.
     
  • Que los porteros, auxiliares, conserjes, que formen parte del personal de la Comunidad de Propietarios NO podrán visualizar las cámaras de vigilancia. Los monitores del sistema de videovigilancia deberán permanecer apagados.
     
  • Cualquier mantenimiento realizado a las cámaras de seguridad que han sido instaladas con el fin de vigilancia y control para la seguridad del inmueble, deberá ser realizada por Empresa de Seguridad Homologada por la Direccion General de Policía, no resultando válido que el mismo sea realizado por otro tipo de empresas o profesionales independientes.

Desde nuestro punto de vista, la Ley más importante es la Ley de Enjuiciamiento Civil, la primera razón para poner cámaras de seguridad es la Disuasión y la segunda es la necesidad de aportar pruebas en un juicio. Las pruebas así obtenidas serán válidas si:

  • La instalación de videovigilancia es realizada conforme a las leyes que la regulan.
     
  • El equipo de videovigilancia deben cumplir determinados requisitos técnicos que garanticen al juez la inviolabilidad de las imágenes presentadas, como es por ejemplo la marca de agua o sello digital.
     
  • Se han de garantizar la trazabilidad en la custodia de las imágenes de las cámaras de seguridad hasta la prescripción de los delitos o su entrega a los juzgados, las imágenes deberán ser custodiadas cumpliendo la normativa hasta su entrega al Juez o la prescripción del delito.

 

empleado prevent sistemas de seguridad

Este es el conjunto de medidas que la Comunidad de Propietarios deberá tomar en cuenta para evitar sanciones y para poder presentar las grabaciones del sistema de videovigilancia en un juicio como prueba válida de un delito y tal y como indica la Ley de Enjuiciamiento Civil y la Ley de Enjuciamiento Criminal, así como para asegurar el buen funcionamiento del equipo.

 

 

Obligatoriedad del Servicio de Mantenimiento de Cámaras de Seguridad

Todas las instalaciones de videovigilancia deben asegurarse de que tienen contratado un servicio de mantenimiento con una Empresa de Seguridad Homologada por el Ministerio del Interior que les permita cumplir con la legislación vigente en materia de seguridad.

Le recordamos por qué es necesario contar con un servicio de mantenimiento para los sistemas de videovigilancia:

1. El responsable del fichero de videovigilancia deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad y secreto de los datos y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado (Artículo 9 de La Instrucción 1/2006 Seguridad y Secreto). En la situación de las comunidades de vecinos, que tienen un responsable cambiante (presidente de la comunidad de propietarios), debe existir esta figura de forma continuada.

2. El Documento de Seguridad deberá mantenerse en todo momento actualizado y será revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información, en el sistema de tratamiento empleado, en su organización, en el contenido de la información incluida en los ficheros o tratamientos o, en su caso, como consecuencia de los controles periódicos realizados (Real Decreto 1720/2007, Capitulo II,  Articulo 88). Cada cambio de presidente o de portero/vigilante implicará la reconfiguración de los datos de acceso al sistema de videovigilancia, nuevos datos de usuario con sus diferentes niveles de permisos y la actualización del Documento de Seguridad.Cada extracción de imágenes y su bloqueo para entregar a las autoridades judiciales también deberá quedar registrado en el documento de seguridad.

3. Deberán implantarse, sobre los ficheros, además de las medidas de seguridad de nivel básico, las medidas de nivel medio, en los siguientes ficheros o tratamientos de datos de carácter personal: los relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales (Real Decreto 1720/2007). Además de las medidas de nivel básico y medio, las medidas de nivel alto se aplicarán en los siguientes ficheros o tratamientos de datos de carácter personal: los que contengan o se refieran a datos recabados para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas y aquellos que contengan datos derivados de actos de violencia de género. Por lo tanto, se deben tomar medidas especiales para las custodias de dichas imágenes del sistema de videovigilancia mientras estén a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales para la atención de las posibles responsabilidades y durante el plazo de prescripción de estas, que en el supuesto de delito con sangre, puede llegar a 30 años.Debe garantizarse su cadena de custodia, su trazabilidad, documentarse su entrega a policía y en ningún caso las grabaciones podrán modificarse. 


4. El responsable del fichero de videovigilancia o en su defecto la empresa de mantenimiento, como encargado del tratamiento, se encargará de verificar cada seis meses la correcta definición, funcionamiento y aplicación de los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos (Real Decreto 1720/2007, Capitulo III, articulo 94, punto 3 Copias de respaldo y recuperación). La Ley es clara al respecto de la frecuencia con la que se deben realizar los mantenimientos de los sistemas de videovigilancia.Existe una nutrida jurisprudencia sobre casos en los que se han descartado las grabaciones de las cámaras de vigilancia como pruebas incriminatorias porque la fecha de estas era errónea y no se correspondía con la fecha real del suceso delictivo. Para garantizar esta y muchas otras comprobaciones, se hace necesaria la contratación de un servicio periódico de mantenimiento con una Empresa de Seguridad Homologada.