¿Qué debe tener un buen administrador de fincas?

Prevent Security Systems 26/02/2024

Muchos propietarios, en ocasiones expresan su disconformidad con su administración de fincas, estando a disgusto y queriendo cambiar.

Estos propietarios que forman parte de una comunidad con frecuencia no saben o no tienen conocimientos de qué debe tener un buen administrador de fincas y cuáles son las capacidades y cualidades que debería poder ofrecer a las comunidades de propietarios a su cuidado.

Por eso, en este artículo queremos ayudarte y responder a esas preguntas.

¿Cuáles son las características que debe tener un buen administrador?

Si en tu comunidad se está buscando a un buen administrador de fincas, algo que se debería considerar a la hora de encontrarlo es que cumpla con una serie de características, condiciones, servicios y ventajas cuyo cumplimiento facilitarán sin duda una buena elección:

Estar colegiado. Es importante que el profesional que se vaya a elegir para desarrollar las funciones de administrador esté colegiado por el colegio de administración de fincas territorial correspondiente. Es recomendable que la comunidad de propietarios exija que al menos la persona que se vaya a estar al frente de la gestión sea un Administrador de Fincas Colegiado. Esto será una mínima garantía de cualificación, solvencia y, además dará acceso a los servicios jurídicos y técnicos que el Colegio pone a disposición de los Colegiados en beneficio de sus administrados, sin coste para éstos. Incluso, llegado el caso, permitirá a cualquier Comunidad o a cualquier propietario acudir a los servicios de mediación del Colegio, sin coste, en caso de conflicto o reclamación por incumplimiento de obligaciones del colegiado.
Tener experiencia demostrable en el puesto. Como en cualquier aspecto de la vida es esencial que pueda demostrar su experiencia. Además, conviene que esa experiencia se haya producido en la Administración de Fincas cuya tipología, características y necesidades sean similares a las de nuestra Comunidad.
Debe tener disponibilidad. Un buen administrador de fincas debe estar disponible si la comunidad de propietarios lo necesita, ya que los problemas surgen sin avisar. Por ejemplo, es aconsejable que cuente con un servicio propio de atención de avisos de urgencia en un teléfono 24h. Además, para comodidad de vecinos, conserjes y representantes comunitarios, es muy ventajoso que se puedan dar avisos por Whatsapp. En la gestión cotidiana, además del teléfono, resulta fundamental que la Administración de la Finca atienda con fluidez y transparencia avisos, y traslade comunicaciones a los mantenedores de la finca por un medio escrito que permita al cliente estar al tanto de forma inmediata del estado de las gestiones, como es el correo electrónico. Lo importante es que se atiendan ágil y eficazmente los problemas y necesidades que pudieran surgir.
Poseer experiencia en la atención contínua y resolutiva de gestiones (tales como atención de avisos, siniestros, roturas, averías, peticiones y comparativas de presupuestos, transmisión rápida de asuntos de interés general mediante circulares, encuestas, etc. Un buen administrador de fincas tiene que ser capaz de llevar correctamente todos los temas que surjan en el día a día, dentro de sus funciones y conocimientos exigibles en cada ámbito.
Ser capaz de manejar situaciones de estrés, quejas, reclamaciones y conflictos vecinales. Es importante que cuando surjan situaciones de estrés el administrador sepa cómo manejarlas y gestionar los problemas, mediando para que los conflictos puedan resolverse de la forma más sencilla y equitativa posible.
Saber gestionar los números. Un buen Administrador debe tener siempre las cuentas controladas para que no se le escape ningún pago o cobro, estando a disposición de los vecinos toda la documentación online al respecto 24h, para cualquier consulta que se requiera. Por ejemplo, el estado de las deudas de la comunidad y recibos impagados por propietarios debe estar “al día” y los cobros y salidas de dinero de la cuenta comunitaria deben estar correcta y claramente identificados, en plazo que permita, si fuera necesario devolver cargos indebidos (por ejemplo por trabajos inacabados o que no cuentan con el visto bueno de la Comunidad de Propietarios).
Ser capaz de preparar y manejar eficazmente las juntas de vecinos. Un buen administrador debe preparar y dirigir las juntas de vecinos y evidentemente asistir a la misma y levantar acta de los acuerdos. Debe preparar los temas que se vayan a tratar, las actas, y debe resolver cualquier conflicto que pudiera surgir en el momento. Debe estar capacitado y tener los medios para realizar reuniones virtuales con la junta de gobierno, además de poder realizar también reuniones informativas.
Estar familiarizado con las leyes (especialmente la Ley de Propiedad Horizontal) y al tanto de novedades legislativas en materias que afecten a las Comunidades de Propietarios, tales como la fiscalidad (tipos de IVA, confección de modelos e impuestos, etc), aspectos básicos del Código Técnico de la Edificación referidos por ejemplo a plazos de reclamación de deficiencias constructivas,accesibilidad, Eficiencia Energética, ayudas públicas, Viviendas de Uso Turístico, Protección de Datos, Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales, Ley de Seguridad Privada, ascensores, piscinas, seguros, coches eléctricos, etc.

IMPORTANTE:

Un buen Administrador de Fincas es aquel que AHORRA DINERO A LA COMUNIDAD porque además NO COBRA COMISIONES de las empresas y profesionales al servicio de sus administrados y, además negocia buenos precios y buenas condiciones de pago en beneficio de la Comunidad de Propietarios. Además, solo el Administrador de Fincas que NO COBRA COMISIONES podrá GARANTIZAR:

Que los presupuestos no se ven “engordados” con cargo al bolsillo de los vecinos. Si los vecinos piden presupuestos por su cuenta y estos habitualmente son más económicos que los que proporciona la Administración… esto pudiera ser síntoma de que su Administrador cobra comisiones.
Que será neutral, imparcial y objetivo al dar asesoramiento respecto a los distintos presupuestos que se recaben. No debería tener intereses personales que pudieran influir en sus recomendaciones y preferencias.
Que “no le temblará la mano” si tiene que reclamar a una empresa que no haya hecho bien su trabajo, incluso si es necesario, reteniendo pagos y proponiendo acciones legales para defender los intereses de su cliente: La Comunidad de Propietarios que ya le paga sus honorarios pactados por su trabajo.

El administrador de fincas, en definitiva, es una figura fundamental para el correcto funcionamiento de una comunidad de propietarios, pues hasta cierto punto es responsable del control de todos los temas relacionados con el día a día, los cobros, los pagos, el cumplimiento de normativas (incluyendo inspecciones reglamentarias y revisiones periódicas de elementos anti-incendios, ascensores, instalaciones eléctricas, etc) y, por si fuera poco, en la medida de lo posible, también de lubricar la convivencia entre los vecinos.

Por lo tanto, tener un buen administrador con la preparación y experiencia adecuada es contar con una ayuda indispensable para ganar en calidad de vida y tranquilidad (sobre todo a quien le toca ser Presidente o miembro de una Junta de Gobierno de una Comunidad de Propietarios, pues sus funciones deben coordinarse con las del Administrador).

Responsabilidades que debe tener un administrador de fincas

Existen una serie de obligaciones básicas y funciones que un buen Administrador de Fincas debe cumplir. Según lo establecido en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, las obligaciones del administrador de fincas son:

1. Velar por el buen régimen de la finca

La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) dice textualmente: “Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios y hacer a estos efectos la oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares”

Por lo tanto, el administrador de fincas debe:

Encargarse de todos los problemas relacionados con las viviendas, las instalaciones de la comunidad o los servicios de la finca e intentar solucionarlos. Deberá contactar con las personas y profesionales que puedan solucionarlo y hacer las gestiones necesarias para que se solucionen, como es en el caso de averías, siniestros.
Avisar a todas las personas implicadas en el problema, empezando por el presidente de la comunidad. Siempre que sea posible, antes de tomar cualquier medida, el presidente deberá aprobar.
Cuando hay que “dar un tirón de orejas” a algún propietario, es la Administración la que mantiene contacto con mano izquierda o, si es necesario, redactar y remitir requerimiento formal para el cese de la actividad que altera “el buen régimen de la finca”, en aras a favorecer una buena convivencia en la comunidad de vecinos.

2. Preparar el plan de gastos

La LPH dice que el administrador tiene que: “Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos”

Esto conlleva que el administrador tendrá una serie de funciones:

Conocer los gastos que tiene la comunidad de vecinos, llevar a cabo la contabilidad y realizar un informe del estado de las cuentas.
Notificar a todos los vecinos sobre el estado de las cuentas, de pagos pendientes y otros asuntos de esta índole.
Preparar un presupuesto que incluya todos los pagos que deberán hacerse, cuándo deberán hacerse y en qué cuantías.
Establecer los métodos de recaudación pertinentes para hacer frente a los pagos, como la cuota de la comunidad, o, según el caso, las derramas extraordinarias.
Presentar toda esta información ante la Junta de vecinos para que la aprueben, debiendo aclarar cuantas dudas surjan y debiendo aportar los comprobantes y justificantes de cuantos gastos se produzcan.
En el ámbito económico, algo fundamental es tener control de la morosidad, haciendo un esfuerzo contínuo para contenerla, negociar formas de pago que eviten su reclamación judicial o, llegado ese extremo, supervisar y coordinar las demandas por morosidad que se acuerden por la Comunidad de Propietarios.
Igualmente importante será no perder de vista la obligación legal de mantener disponible el Fondo de Reserva (básicamente el importe equivalente al 10% del presupuesto anual de gastos ordinarios de la finca), debiéndose proponer en caso de no alcanzarse la cuantía correcta, la reposición del importe mediante derrama extraordinaria específica.

3. Atender a la conservación de la finca

Según la LPH es obligación del administrador: “Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios".

Es obligación del administrador:

Excepcionalmente podrá actuar, aunque no tenga la aprobación de los propietarios solo si existe algún asunto de urgencia respecto a la conservación de la casa. En este sentido la Ley ampara cualquier situación en la que las instalaciones, viviendas y servicios requieran de atención inmediata.
Tendrá que dar cuentas ante la comunidad si fuera necesario intervenir de urgencia en algún asunto de la finca.
Pautar las inspecciones reglamentarias de la finca.
Un presidente no tiene por qué saber con qué frecuencias deben hacerse las Inspecciones Técnicas, las revisiones reglamentarias, o cada cuanto tiempo deben cumplirse con obligaciones relacionadas con las instalaciones de la finca. La Administración debe estar al tanto de que no se incumpla ningún plazo y ninguna obligación. Lo contrario podría acarrear consecuencias negativas para la Comunidad, incluyendo en algunos casos sanciones o paralizaciones de instalaciones.

4. Ejecutar los acuerdos de obras

En la LPH se establece que el administrador ha de: “Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes”

Para el administrador de fincas esto conlleva obligaciones como las siguientes:

Deberá asegurarse de que lo que se acuerde en junta respecto a las obras en la comunidad se lleva a cabo.
Establecer un plan de acción, determinando las fechas relevantes y avisando a todos los propietarios.
Realizar los pagos de las obras por medio de la cuenta de la comunidad.
Establecer, si fuese necesario, derramas extraordinarias para afrontar los pagos y programar las cuotas a pagar por cada propietario.
La base de todo ello será lo reflejado en el Acta de la Junta de Propietarios, cuyo contenido tiene una gran relevancia y valor jurídico.

Consejos para elegir a un buen administrador de fincas

Elegir un buen administrador de fincas es una de las decisiones más importantes a las que se enfrentan las Comunidades de vecinos. De la labor eficiente, transparente y profesional de la Administración de la Finca dependerá, en buena medida, que el resto de servicios de la finca y el cumplimiento de las obligaciones comunitarias se atiendan sin contratiempos.

Debido a esto, hay que tener en cuenta una serie de recomendaciones que desde Solufincas te queremos dar para seleccionar a la Administración de Fincas adecuada:

Honestidad e imparcialidad: Un buen administrador no debe llevarse comisiones de otras empresas o profesionales que presten sus servicios o hagan entrega de bienes a la Comunidad. Quien lo hace no viola ninguna ley, pero pone en riesgo su neutralidad y, muy probablemente, no está propiciando ahorros a la Comunidad cliente, sino más bien lo contrario, por obtener beneficio propio.

Presupuestos. Se deben pedir y contrastar diferentes presupuestos (siempre de Administradores de Fincas Colegiados), observando por ejemplo el grado de detalle de las obligaciones que asumirá, la claridad de la información, el número de Juntas Generales que se incluyen en los honorarios, si a las Juntas acudirá el Colegiado o se omite este detalle, etc.

Primera toma de contacto. El administrador de fincas debe inspirar confianza y cercanía. Te aconsejamos pedir referencias y valoraciones de otras comunidades y revisar su página web, las reseñas en internet, y medir su interés, por ejemplo acudiendo personalmente a la finca para atender las dudas de los vecinos, para dar muestras y ejemplos de asesoramiento ante situaciones y necesidades reales de la finca, etc.

Transparencia y comunicación. Para facilitar el día a día, el administrador tiene que estar conectado con las nuevas tecnologías, y utilizarlas, pudiendo realizar encuestas online, reuniones virtuales, avisos por whatsapp, documentación online. Es importante que sea un equipo de profesionales dinámicos y proactivos, especialmente a la hora de responder las solicitudes o demandas de los vecinos, además de contar con un servicio 24 h para emergencias. Todos estos servicios ahorrarán tiempo y dinero a cada propietario y a los Presidentes y demás representantes de la Comunidad.

Tiempo. Aunque sea una decisión urgente, elegir al administrador de manera precipitada incrementa los errores en el proceso. Realizar varias entrevistas y sondeos en la comunidad de vecinos hará que el resultado final sea exitoso.

Puedes encontrar algunos otros consejos prácticos adicionales para contratar a un Administrador de Fincas o para cambiar de Administrador en una Comunidad de Propietarios.

Esperamos que esta información te haya sido útil. Recuerda que siempre puedes acudir a Solufincas Administración de Fincas para ayudarte con cualquier duda que te pueda surgir al respecto tanto en este tema como en muchos otros con relación a tu Comunidad. Somos especialistas en Comunidades de Propietarios y nos avalan años de experiencia. Si aún no eres nuestro cliente, pídenos un presupuesto sin compromiso. Estaremos encantados de ayudarte, sea cual sea tu necesidad. Y por supuesto, si quieres cambiar de administrador, podemos guiarte en los pasos a dar.

Firmado por Solufincas