¿Cuales son las funciones de un administrador de fincas?

Ángeles Martínez Fernández - Administradora de Fincas 05/04/2017

¿Cuántas son las tareas que los Administradores de Fincas afrontamos día a día?
¿Cuántas veces nos decimos: “este no es mi trabajo”?
¿Cuántas veces nuestros clientes nos dicen: “para eso te pago”?
¿Cuántas veces los Administradores de Fincas actuamos como porteros?
¿Cuántas veces no hacemos bien nuestro trabajo, porque no sabemos el trabajo que debemos hacer por contrato?

Con frecuencia tampoco lo saben nuestros clientes: ¿qué hace un Administrador de Fincas?. Nada malo hay en explicárselo:

En este estadio de la labor profesional, quizá el elemento más importante sea la labor de comunicación, dejando bien claras LAS REGLAS DEL JUEGO. Disponer de un presupuesto detallado y un contrato de servicios con cláusulas nítidas, concretas y siempre (SIEMPRE) por escrito, que ambas partes hayan negociado y aceptado, es la primera condición para que no se generen conflictos en el futuro sobre las funciones del Administrador de Fincas en las comunidades de propietarios.

Una de las cosas que repetimos sin desfallecer, es que lo primero para alcanzar el éxito es dejar bien claro QUÉ ES LO QUE TENEMOS QUE HACER. Si nuestros clientes lo tienen claro, y nosotros también lo tenemos bien definido, tendremos la base para eludir infinidad de discusiones inútiles y malos entendidos entre cliente y Administrador de Fincas.

Aquí os damos unos servicios mínimos, que hemos agrupado en tres áreas de trabajo. Si bien es cierto que, lo habitual, es que el cliente (comunidad de propietarios) contrate las tres materias, puede ocurrir que sólo quiera suscribir una o dos de ellas. Esta es una de las razones por las que es importantísimo firmar por escrito qué es lo que el cliente desea de los Administradores de Fincas y después nos va a poder exigir:

Principales funciones del Administrador de Fincas en las Comunidades de Propietarios:

servicios económico contables de un Administrador de Fincas

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR - SERVICIOS BÁSICOS: ÁREA ECONÓMICO-CONTABLE Y ASESORÍA

Facturación y puesta al cobro mediante domiciliación bancaria de los recibos que por cuotas ordinarias y extraordinarias que fije la Comunidad de Propietarios.
Custodia de los fondos que se encuentren en su poder, preservando que estén a disposición de la Comunidad de Propietarios, en las personas que la Junta de Gobierno autorice (aclarando QUIÉN y QUIÉN NO tiene firma bancaria).
Control, reclamación y gestión amistosa de cobro de los recibos generados por cualquier concepto y pendientes de pago.
Control actualizado de la contabilidad de la Comunidad de Propietarios mediante su apertura conforme a las habituales normas y reglas económicas. (Es importante dejar clara la periodicidad en que esa información deberá ser puesta a disposición del Presidente de la Comunidad de Propietarios y los comuneros).
Control de gastos y elaboración del presupuesto anual.
Ejecución de los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios.
Elaboración de contratos civiles o mercantiles necesarios para el normal desarrollo de la actividad de la comunidad de propietarios (contratos de obra, de suministro de servicios, alquiler etc.)
Asesoramiento a la Comunidad de Propietarios en materia de propiedad horizontal cuantas veces sea requerido.

servicios de secretaría de un Administrador de Fincas

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR - ÁREA DE SECRETARÍA:

1.- Confección y envío de convocatorias para las juntas tanto ordinarias como extraordinarias. En este punto, también resulta muy conveniente aclarar cuándo y de qué manera se enviará a los vecinos la información adjunta a las convocatorias (cuentas anuales, convocatorias, estados contables, trimestrales, lo que desee el cliente).

2.- Asistencia personal a la junta ordinaria y las extraordinarias que sean necesarias en el periodo anual que fije el contrato, levantando acta de la sesión que deberá ser firmada en ejercicio de su condición de secretario, con detallada transcripción al libro correspondiente y posterior envío, de un ejemplar, a todos y cada uno los Propietarios. (Especificar cuál es el coste adicional de la asistencia a las juntas extraordinarias, si éstas se facturan aparte).

3.- Redacción y envío de cuantas circulares, cartas, escritos, solicitudes, apercibimientos o notificaciones escritas que sean necesarias redactar y remitir, tanto a los Propietarios como a organismos oficiales, entidades privadas, proveedores, etc.

4.- Firma de los certificados que acrediten la situación de deudas, y que pudieran servir de base para la interposición del procedimiento judicial que proceda, en aras a la reclamación de deudas. (Aclarar el coste de estos servicios si se facturaran aparte).

5.- Firma de la certificación del acuerdo comunitario para el ejercicio de la acción de cesación por vecinos molestos.

6.- Tenencia, custodia y actualización de los ficheros de datos, tanto en soporte informático como en papel de los Propietarios que conforman la Comunidad, registrando los cambios tanto domiciliarios y a efectos de notificaciones, como de titularidad de los inmuebles (pisos y locales).

7.- Custodia del libro de actas, asegurando la conservación por cinco años de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes que traigan consecuencia de las reuniones.

8.- Tratamiento y custodia de los datos de carácter personal de los que se disponga, en estricta aplicación a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante L.O.P.D). Es muy interesante aclarar si este trabajo va a ser asumido por el propio despacho profesional, o se va a contratar un servicio externo, dejando los registros de la Agencia Española de Protección de datos a una empresa especializada en estas gestiones.

Para ayudar a realizar las tareas de este área, conservar y gestionar de manera centralizada toda la documentación y compartirla en tiempo real y cómodamente con los vecinos, existen apps para teléfonos móviles, como la APP de Prevent, creada además de para promover el contacto entre los vecinos, para facilitar las tareas del administrador y evitarle desplazamientos.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR - ÁREA DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN:

Contratación de nuevos servicios y suministros, o sustitución de los antiguos, según aquellos acuerdos tomados al respecto por la Comunidad de Propietarios, y previamente autorizados por esta.
Atención de llamadas o avisos de averías y siniestros, estableciendo lo necesario para solventar la situación, bien a través de los distintos servicios técnicos recomendados por el despacho, o mediante los que la Comunidad de Propietarios designe como de su confianza. Conviene tener claras las preferencias de cada comunidad.
Valoración de los inmuebles, a efectos de la contratación de los seguros de riesgo correspondientes.
Seguimiento de siniestros, de forma complementaria a la propia compañía de seguros de la comunidad. Incluso denuncia a la Policía de delitos de daños, robo, actos vandálicos o malintencionados, y cualesquiera otras infracciones penales que causen perjuicio patrimonial a la comunidad como ente independiente.
Control administrativo de las obras y trabajos de conservación y mantenimiento ordinario, gestionando presupuestos de los servicios con los distintos proveedores o técnicos.

Por añadidura a todo lo anterior, y teniendo una importancia muy significativa para tener y mantener una relación consolidada y minimizar los potenciales conflictos con la comunidad de propietarios, dejar bien claro desde el momento inicial, CUÁLES SON LAS TAREAS Y FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS. A este respecto, es muy conveniente entregar una hoja a todos los presidentes cuando estas funciones sufran alguna modificación, en la que se detallara lo que se espera de cada persona o cargo. Una vez más, lo importante es informar preventivamente, adelantándonos a las posibles dudas y consecuentes conflictos por ausencia de información detallada.

Como guía podría servir la siguiente relación de las labores del Presidente de la Comunidad de Propietarios:

FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE UNA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS:

Convocar y presidir las Juntas Generales, ordinarias y extraordinarias, en caso de que falte, prever quién presidirá la Junta. Lo habitual es que en caso de faltar el Presidente a la Junta de Gobierno, lo haga el Vicepresidente o el propio Administrador de Fincas. Hay que dejar claro que el administrador no puede convocar (sólo lo puede hacer el Presidente o el 25% de los propietarios) pero no hay inconveniente en que presida la celebración de la Junta, en caso de que así lo acuerde la Junta en ese mismo momento.
Validar las actas correspondientes a las Juntas celebradas.
Avisar al Administrador de Fincas de los desperfectos y averías del edificio.
Comunicar al Administrador de Fincas las molestias y actividades prohibidas que algún comunero pueda ocasionar, según los Estatutos de la Comunidad de Propietarios y la Ley de Propiedad Horizontal.
Especificar in situ a los operarios y técnicos, las reparaciones y obras a realizar. Expresar claramente, que es lo que la comunidad quiere y necesita.
Avisar de las necesidades de suministro o mal funcionamiento de los operarios que acuden a la comunidad de propietarios.

Juan Martinez dice:

08/07/2020 09:11

Hola. Tengo una duda como propietario respecto a la respuesta del administrador de finca ante una avería que yo le comuniqué directamente a él por whatsapp:
En diciembre de 2019 llovió con intensidad y apareció una gotera en un dormitorio de mi casa. Yo vivo en el último piso. Entiendo yo que la entrada de agua debe ser debida al mal estado del tejado.
En vez de comunicárselo al jefe de la comunidad, yo se lo comuniqué via whatsapp al Administrador de la finca.
En mayo volvió a aparcer la mismo gotera y me puse en contacto con el administrador por teléfono que me dijo que no tenía constancia de ninguna avería (lo cual no es cierto, tengo el mensaje que yo le envié).
Veo que este señor ha pasado olimpicamente de mi problema y me pregunto si tengo derecho a demandarle de alguna manera o qué pasos me aconsejan seguir para acelerar la reparación de este tejado. Muchas gracias.
Juan Martinez dice:

08/07/2020 09:11

Hola. Tengo una duda como propietario respecto a la respuesta del administrador de finca ante una avería que yo le comuniqué directamente a él por whatsapp:
En diciembre de 2019 llovió con intensidad y apareció una gotera en un dormitorio de mi casa. Yo vivo en el último piso. Entiendo yo que la entrada de agua debe ser debida al mal estado del tejado.
En vez de comunicárselo al jefe de la comunidad, yo se lo comuniqué via whatsapp al Administrador de la finca.
En mayo volvió a aparcer la mismo gotera y me puse en contacto con el administrador por teléfono que me dijo que no tenía constancia de ninguna avería (lo cual no es cierto, tengo el mensaje que yo le envié).
Veo que este señor ha pasado olimpicamente de mi problema y me pregunto si tengo derecho a demandarle de alguna manera o qué pasos me aconsejan seguir para acelerar la reparación de este tejado. Muchas gracias.
Patricio pozo dice:

19/06/2019 22:39

Muy buenas tardes, me dirijo a usted para realizarle una pregunta.¿ Cómo y con quién tengo que ponerme en contacto para poder enviar mi currículum vitae para poder realizar trabajos de Construcción para la empresa de Administración de Fincas?
Aquí le adjunto mi correo electrónico para cualquier información que me pueda facilitar patriaguilera1985@gmail.com
Un cordial saludo. Atentamente: Patricio Aguilera Pozo
José Alberto Aguilar Rubira dice:

21/01/2019 12:06

José Alberto Aguilar Rubira
21/01/2019
Buenos días:
Abusando de la amabilidad de ustedes que nos brindan su experta opinión, les voy a exponer los hechos que me traen a solicitarles consejo para saber qué puedo hacer para solucionar cuanto antes una situación que por un lado considero urgente y, por otro, totalmente abusiva.
El pasado día 17 de diciembre de 2018, a primera hora de la mañana comuniqué a la administración de la urbanización que en mi trastero, (que está situado debajo de uno de los pisos bajos y de su patio), había una mancha de humedad en uno de los rincones del falso techo de 1,5 metros cuadrados aproximadamente. La administración a su vez, a continuación le notificó el incidente al seguro de la urbanización.
Como no aparecieron en todo el día los del seguro de la urbanización, y puesto que tanto los propietarios del piso bajo como yo, consideramos que era un caso urgente, por la tarde, ellos llamaron a su seguro de hogar que acudió al día siguiente por la mañana, y yo llamé a la administración de la finca de nuevo, y enviaron esa misma tarde a dos fontaneros que dijeron que el agua procedía del desagüe de la lavadora del piso bajo, y también comentaron que ante un incidente urgente, por ley había que intervenir en un máximo de tres horas.
El fontanero del seguro de los del piso bajo, después de romper el falso techo del trastero para ver de dónde procedían las filtraciones, dijo que se debían a una bolsa de agua que se había originado por la rotura de una cañería en el subsuelo del patio y que había que meter una sonda con cámara por los desagües de dicho patio para localizar la rotura, y concluyó, que le correspondía asumir el arreglo al seguro de la urbanización.
Por su parte, el seguro de la urbanización no se presentó para ver qué ocurría hasta el miércoles día 19, (creo recordar que por la tarde), y se limitó a tomar unas fotos del trastero. Volvieron a pasar el día 26 de diciembre, y que yo sepa no han vuelto.
Como a día 8 de enero de 2019 no habían empezado a intervenir para solucionar el caso, volví a llamar a la administración de la finca para informarles de la inacción del seguro de la urbanización. Al día siguiente, me llamó el corredor del seguro de la urbanización, y al decirle yo que se filtra mucha agua y que los tabiques del trastero tienen en su parte inferior medio metro o más de humedad y que cada vez tienen más, y que tengo que recoger del suelo con fregona de dos a tres cubos de agua al día, me dijo que lo pondría como urgente para que lo solucionasen cuanto antes.
Por todo lo antes expuesto, el día 17 de enero, (que hizo un mes desde que notifiqué por primera vez la incidencia), me personé en la Oficina de Atención al Consumidor de la Comunidad de Madrid para que me dijeran qué podía hacer para que se solucione cuanto antes este caso que considero que ya se ha dilatado en el tiempo en exceso, y me dijeron que pusiese una reclamación, pero que no se iniciaría el proceso de la misma hasta dentro de dos meses, con lo cual, aunque la ponga, no se me da solución a una situación que considero abusiva por parte del seguro de la urbanización, ni se me protege en tiempo conveniente como consumidor.
Les agradezco de antemano su atención y, quedo a la espera de su consejo.
Atentamente,
José Alberto Aguilar Rubira
Ara Villaverde dice:

29/08/2017 17:30

Quisiera saber, si dentro de las funciones de la Administradora de fincas está, el enviar empresas que hagan presupuestos de la reparación de un daño, cuando dicho daño, ha sido producido por desperfectos comunitarios.
Ej: goteras del tejado, que no asume el seguro, sino que debe costearlos la comunidad de propietarios.
Puede presupuestar el Administrador de fincas, a través de sus empresas de servicios de reparación colaboradoras, la reparación de esos daños? Ya sean del tejado (exterior), como de los daños producidos en el interior (suelo, pintura, etc), procedentes de un desperfecto comunitario?. ¿O las administradoras sólo dan servicio a daños producidos en zonas comunes?

Gracias,