El Consejo de Ministros ha aprobado este miércoles, 5 de mayo, una serie de medidas contra la propagación de la pandemia por Covid-19, cuya vigencia se prolongará una vez decaiga el Estado de Alarma.
Entre estas medidas se encuentra la supresión de la obligatoriedad de celebrar juntas de propietarios hasta el 31 de diciembre de 2021 y la posibilidad de celebrar juntas virtuales para tratar las cuestiones más urgentes de las Comunidades de Propietarios.
La situación causada por la pandemia nos ha obligado a realizar un cambio sustancial en nuestra forma de vivir e interactuar, introduciendo las nuevas tecnologías para comunicarnos tanto en el ámbito laboral, como en el personal.
Este repentino cambio nos ha obligado a aprender el uso de nuevas herramientas de forma acelerada. Así ha sido también en el contexto de las juntas de propietarios, cuya celebración se ha trasladado a formatos virtuales o semipresenciales.
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Las juntas virtuales o telemáticas: son aquellas que se celebran únicamente en el entorno digital.
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Las juntas mixtas: son aquellas que mezclan la presencia física de algunas personas con la asistencia virtual del resto. Normalmente en persona están la junta directiva, los técnicos o personas especialmente relevantes para el desarrollo de la orden del día. En esta modalidad de juntas deberán cumplirse todos los requisitos tanto del ámbito presencial como del virtual.
Ponemos a vuestra disposición un manual elaborado por Pepe Gutiérrez, Administrador de Fincas de Alicante, sobre cómo preparar reuniones y juntas virtuales:
No dudes en dejarnos tus preguntas en los comentarios.
Tipos de reuniones virtuales que se pueden celebrar en una Comunidad de Propietarios:
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JUNTA ORDINARIA: Es la más habitual, y de la que más hemos hablado en nuestro blog, se celebra de forma anual, y están convocados todos los propietarios, se tratan temas diversos, pero a la vez recurrentes.
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JUNTA EXTRAORDINARIA: Se trata en ella un tema muy concreto y urgente que no puede esperar hasta la próxima reunión ordinaria.
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REUNIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA: Con menos asistentes, las decisiones suelen adoptarse de forma consultiva.
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COMISIÓN TÉCNICA: Suelen ser reuniones de la junta directiva con empresas o técnicos especialistas en un tema concreto, en estas reuniones se suelen utilizar presentaciones y a menudo surge necesidad de compartir ficheros.
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REUNIÓN CON EL PRESIDENTE: Las visitas de un vecino al presidente para tratar un tema o realizar una consulta también han pasado a canales como llamadas de teléfono o mensajes de whatsapp.
Plataformas digitales para la celebración de Juntas Virtuales:
Son todos los espacios de internet que permiten ejecutar aplicaciones para reuniones virtuales. Las principales plataformas públicas disponibles con más popularidad son:
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ZOOM: Es la plataforma que más ha crecido durante la pandemia. Su uso se ha introducido en nuestra rutina tanto como Google o WhatsApp.
Para acceder a una reunión de Zoom es necesario introducir un código de acceso, que impide entrar a intrusos. Los usuarios, una vez introducen el código, acceden a la sala de espera, y el anfitrión podrá ir autorizando su entrada en la reunión.
El anfitrión también podrá silenciar a los participantes, eliminar a alguien y activar el vídeo y la función de chat. Esta plataforma permite realizar encuestas de opinión y realizar votaciones y grabar las reuniones, por lo que es una plataforma muy recomendable para las juntas virtuales.
El plan gratuito de ZOOM restringe la duración de las reuniones a 40 minutos y 100 participantes. El plan PRO elimina la limitación temporal. El plan Business amplía el máximo de participantes en las reuniones a 300.
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GO TO MEETING: Permite reuniones de hasta 150 usuarios en su versión gratuita. Para usarla deberás registrarte y agregar las direcciones de correo electrónico de todos los participantes. Permite utilizar Google Calendar y proporciona la opción de grabar las conferencias, aunque no es la mejor herramienta para ello dado que usará un ancho de banda mayor.
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MICROSOFT TEAMS: Facilita las reuniones grupales programando fecha y hora. Es posible acceder a una reunión mediante invitación sin necesidad de descargar la app. Es una herramienta muy completa que permite compartir pantalla, grabar las conferencias, poner subtítulos a tiempo real y utilizar el chat.
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GOOGLE MEETS: Al ser de Google se puede sincronizar fácilmente con otras aplicaciones de esta compañía, como Calendar o Drive. Para usarla es necesario disponer de una cuenta de Gmail. Es una herramienta intuitiva y fácil de usar que permite compartir pantalla, hacer grabaciones y encriptarlas para que usuarios anónimos no puedan acceder, subtitular en tiempo real… Pero requiere bastante ancho de banda.
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SKYPE: Es la herramienta más antigua de videollamadas y también pertenece a Microsoft. Se puede compartir contenido, pantalla, sonidos e imágenes y permite llamadas de gran calidad, pero sólo hasta 10 usuarios.
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FACETIME: Es una herramienta de videollamadas de Apple. Permite llamadas gratuitas con hasta 32 participantes, pero sólo si tienen dispositivos de Apple (Iphone, Ipad o Mac), por lo que está bastante limitada.
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SLACK: Es una plataforma de mensajería basada en canales diferentes. Permite videollamadas y compartir las pantallas, incluso pasar de llamada a videollamada con tan sólo un click. Es compatible con otras herramientas como Zoom, Teams y Google Meet.
Normativa aplicable a las Juntas Virtuales y Protección de datos:
En primer lugar, debemos tener en cuenta que actualmente no existe una normativa específica para las reuniones telemáticas, aunque sí que existen restricciones que impiden la celebración de las juntas virtuales. Por ello, algunos administradores de fincas han buscado consenso entre los propietarios para poder celebrar este tipo de reuniones.
La responsabilidad de convocar la junta de propietarios corresponde al Administrador de la Comunidad, quien adicionalmente tiene la obligación de ayudar a quien lo necesite para conectarse y mantenerse en línea durante la reunión, en el caso de las juntas virtuales.
A la hora de celebrar estas reuniones hay que tener en cuenta:
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La legislación nacional y autonómica.
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Los acuerdos adoptados previamente por la junta de propietarios.
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La situación excepcional y las restricciones sanitarias adoptadas por el Covid-19.
Las juntas virtuales no son una excepción a la hora de que, además de los requisitos específicos que se deben cumplir a causa de este nuevo formato, también se deberán cumplir todos los requisitos anteriores establecidos por las normativas aplicables a la convocatoria (como plazos, documentación, etc.)
Sin embargo, se podrá consensuar una alternativa a convocar mediante el correo ordinario, sustituyendo el medio por email o teléfono, siempre que la Comunidad esté conforme en que este nuevo medio acordado sea la forma autorizada para todo tipo de comunicaciones.
Además, al realizar las convocatorias usando algunas herramientas como Doodle, se podrá saber la disponibilidad de los asistentes en los días y horas previstas.
Al igual que en la Junta de Propietarios presencial, en la junta virtual los asistentes deberán estar identificados, conociéndose el número de propiedad y el coeficiente de participación.
Además, los asistentes deberán ser informados de la plataforma elegida para la reunión, las normas de la reunión, así como el modo de solicitar turno de palabra y de votar.
La experiencia reportada por los Administradores de Fincas respecto a las juntas virtuales celebradas a lo largo de 2020 y 2021 es en términos generales positivas. De hecho, resulta especialmente de agradecer por parte de las personas que, por lugar de residencia o por motivos laborales, no tienen oportunidad real de desplazarse actualmente. Hay muchos casos de personas que ya antes de la pandemia no podían acudir a las juntas por estos motivos y ahora ya sí que pueden participar fácilmente.
Impugnación de acuerdos adoptados en juntas presenciales celebradas durante el Covid-19:
Desde el 14 de marzo de 2020 ha habido momentos en los que las reuniones de la junta de propietarios no han estado expresamente prohibidas. Sin embargo, si alguno de los propietarios convocados no pudiera asistir tendría derecho a impugnar los acuerdos celebrados en dicha reunión. Esto aplica a personas con condiciones de salud específicas, personas de alto riesgo, o con limitaciones de movilidad, entre otros.
Representación en juntas virtuales:
La representación de un propietario ausente durante la junta por otro de los propietarios al que delega su voto es igualmente válida en las juntas virtuales. Siguiendo la normativa vigente al respecto, se debe comunicar por escrito con firma digital o un mecanismo similar.
Seguridad y protección de datos en las juntas de propietarios virtuales:
La celebración de juntas de vecinos en formato virtual debe cumplir con las obligaciones de la LOPD y RGPD vigentes. Además de contar con las medidas de seguridad adecuadas, durante las reuniones virtuales habrá que tener especial precaución para no difundir accidentalmente documentos con información de carácter personal o sensible.
Además, se debe recordar reiteradamente a los participantes que tanto la reunión como las conversaciones por chat serán grabadas y podrán ser consultadas durante 30 días después de la reunión, tras los cuales se eliminará el acceso a dichas grabaciones.
Cuando se envíe la convocatoria a la reunión se deberá informar de:
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La plataforma en la que se celebrará la reunión.
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La prohibición de que un asistente grabe audio o vídeo excepto consentimiento expreso de todos los participantes.
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Que la grabación por parte del anfitrión sólo se utilizará para la redacción del acta, y que pasados 30 días de la junta no se podrá acceder a dicha grabación excepto por requerimiento judicial o de la policía.
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Que se comprobará la sala de espera y sólo se dará acceso a quienes hayan sido previamente autorizados
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Que se garantizará en todo momento el cumplimiento de la normativa en cuanto a confidencialidad y protección de datos
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Que se verificará la identidad de todos los asistentes (por ejemplo, mediante su número de teléfono).
Además, antes de iniciar una reunión tanto si eres administrador como asistente, es conveniente avisar a las personas que se encuentran contigo de que vas a reunirte. De este modo evitarás que sean captados por los micrófonos y las cámaras. También es recomendable cuidar tu entorno de tal modo que las cámaras no capten nada con información personal o sensible. En la mayoría de las plataformas para mantener reuniones virtuales existen opciones para desenfocar o modificar el fondo, para mayor privacidad.
Las juntas virtuales han surgido en una situación excepcional y existen muchos detractores que alegan el desconocimiento de algunos usuarios del funcionamiento de herramientas tecnológicas. Sin embargo, la realidad es que probablemente en el futuro las juntas de vecinos tiendan a la semipresencialidad o a realizarse de manera completamente telemática.
Otras soluciones tecnológicas orientadas a la organización y gestión de las comunidades de propietarios son las apps para comunidades de vecinos y los tablones de anuncios virtuales.
Recordemos que, aunque el uso de la tecnología requiera de un aprendizaje, las nuevas herramientas están aquí para ayudarnos en nuestro día a día y hacer nuestra vida más sencilla.