Algunos errores de administradores en seguridad de comunidades consumen mucho tiempo. Ya sea un robo o una tubería rota, es importante que seas capaz de actuar con suficiente agilidad. ¿Cómo conseguirlo? Presta atención.
Errores que solo te hacen perder tiempo
Cometer errores es algo humano. Todos, tarde o temprano, caerán en alguno, sea leve o grave. Sin embargo, si eres capaz de evitar caer en los más comunes, aumentarás la confianza que ponen los vecinos en tu administración.
No tener protocolos
Es uno de los más comunes. Al no contar con procedimientos definidos, cada incidencia se gestiona mediante la improvisación. Seguro que te suena esto: llamadas que se repiten, consultar los mismos datos y acabar dependiendo de la disponibilidad de terceros. Al final, vives con una constante sensación de urgencia y descontrol como compañera, algo que no es agradable.
¿Cómo prevenir este error? Es muy sencillo: crear un protocolo interno para las gestiones. Así, cuando suceda una avería, se necesite un mantenimiento o surja un conflicto, existirá un modo de actuar estandarizado que facilitará la respuesta.
Depender de instaladores sin SLA (service level agreement)
Cuando dependes de instaladores o proveedores sin un acuerdo formal, los plazos de respuesta ante los compromisos se resienten. Sí, quizás sea más barato, pero pierdes una calidad que se notará en emergencias. Piensa que cada reparación o intervención queda sujeta a la buena voluntad del profesional, algo que se puede traducir en retrasos que incomodarán a los vecinos.
La solución a este problema está clara: contrata siempre a proveedores que ofrezcan un SLA claro y medible. Si el precio es alto, tienes la opción de negociar o buscar otro profesional. El objetivo debe ser encontrar aquel con la mejor relación calidad-precio en función de las necesidades y realidad de la comunidad.
No revisar el mantenimiento
No revisar el mantenimiento es una de las malas prácticas de seguridad en comunidades que debes evitar. ¿Por qué? Bien, en un primer momento, obviar estas tareas no parece tener consecuencias. Al fin y al cabo, los sistemas de la comunidad funcionan. Los ascensores no se atascan, la videovigilancia hace su trabajo y los puntos de acceso no tienen daños.
Sin embargo, con el paso del tiempo, la falta de mantenimiento se nota en una lluvia de averías y quejas que no cesa. Para no llegar tan lejos, establece una programación de revisiones en todos los contratos de mantenimiento. Además, incluye informes sobre las actuaciones realizadas y exige actas. De hecho, es posible, y muy recomendable, digitalizar estas tareas para agilizarlas.
Actuar solo tras las quejas
Optar por una actitud reactiva te deja poco margen de maniobra. Si esperas a que surjan las quejas, es probable que el problema a solucionar sea significativo. Al mismo tiempo, demuestras una cierta pereza, sobre todo si los vecinos han informado de que existe una incidencia. Un buen ejemplo es una tubería que comienza a perder agua y que, con el tiempo, termina por romperse.
La clave para no caer en este error es adoptar un enfoque proactivo. Este te permite anticiparte a los problemas, en especial a los más frecuentes. Ya sea mediante inspecciones preventivas, apostando por una comunicación fluidas con los proveedores o programando mantenimientos con antelación, evitarás el tiempo perdido en seguridad para comunidades.
Errores que más tiempo hacen perder a un administrador al gestionar incidencias de seguridad
En definitiva, buena parte de los errores se solucionan mediante su anticipación. De este modo, evitas ciertos problemas de gestión de administradores de fincas que pueden convertirse en auténticos quebraderos de cabeza.
Recuerda que en Prevent estamos a tu entera disposición para mejorar la seguridad de tus comunidades. Podemos empezar a hablar de seguridad AQUÍ cuando quieras.
