Acceder al listado de propietarios sin vulnerar el RGPD es factible. Como presidente, en algún momento vas a necesitar consultar los datos de ese registro. Ya sea por un conflicto dentro de la comunidad o para efectuar un trámite, es importante que no vulneres la ley.
Las prerrogativas del presidente de la comunidad
Imagina que necesitas acceso al listado de vecinos como presidente de la comunidad porque se ha producido una fuga de agua. Una de las cañerías se ha roto y se ha inundado la vivienda de un propietario. Este, además, culpabiliza al inquilino del piso de arriba, lo que está agravando el problema. Al mismo tiempo, eres el encargado de gestionar las reparaciones.
¿Cómo puedes abordar el problema sin incumplir las leyes de protección de datos? Para empezar, debes tener en cuenta que eres el representante de la comunidad y el supervisor de sus gestiones. Esto te permite comprobar la información recogida en el listado, pero con ciertas limitaciones:
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La finalidad legítima de la solicitud debe relacionarse con la gestión de la comunidad. Algo que se ajusta al caso de la fuga de agua y su reparación.
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La solicitud debe ser proporcional y necesaria, es decir, que los datos que puedes pedir tienen que ser los estrictamente necesarios para el fin que persigues.
En dichas situaciones, el administrador de fincas, que es el encargado de custodiar los datos, no podría ponerte traba alguna. Al fin y al cabo, existe una legitimidad, ya que necesitas la información para poder gestionar la avería. Así, podrás contactar con los afectados o tratar con un fontanero en su nombre para reparar la fuga.
No obstante, es importante que gestiones de manera adecuada los datos que estarán en tu poder. Piensa que el nombre, la dirección o el teléfono representan una información sensible que puede usarse con fines delictivos si cae en malas manos. Por ejemplo, podría darse el caso de que un criminal suplantara la identidad de un inquilino para cometer un fraude.
¿Puede el administrador de fincas negarse a entregar los datos?
Más allá de tus derechos como presidente de la comunidad de propietarios, existen determinadas limitaciones que no puedes traspasar. En ciertas ocasiones, el administrador tiene la potestad para negarse a entregarte datos:
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Si se pide información que no es pertinente o necesaria, no se dará.
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Los datos solicitados no pueden incluir información sensible, confidencial o que afecte a la intimidad.
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No existencia de una base legal legítima para el acceso o que no se puede justificar que se persiguen fines ligados a la gestión comunitaria.
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Falta de garantías de confidencialidad o seguridad de los datos una vez entregados.
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No se cumplen los requisitos formales que indica el RGPD.
Si el administrador de fincas detecta que traspasas lo indicado en la ley, se negará y estará respaldado legalmente en su decisión. Recuerda que infringir la LOPD conlleva multas de entre 900 y 600 000 €. En caso de que la comunidad haga un mal uso de los datos, como ponerlos en un tablón de anuncios, la responsabilidad recae sobre ti, pues eres el representante legal en cuanto al tratamiento de los datos se refiere.
En cualquier caso, si tienes dudas sobre el RGPD en comunidades de propietarios o las responsabilidades del administrador de fincas, esta guía de la AEPD (Asociación Española de Protección de Datos) te ayudará.
Cómo acceder al listado de propietarios sin vulnerar el RGPD en tu comunidad
Como presidente, puedes acceder al listado de propietarios sin vulnerar el RGPD. Recuerda siempre respetar los criterios del reglamento, así el administrador de fincas no puede oponerse.
En caso de conflicto relacionado con seguridad y LOPD, en Prevent conocemos a fondo la legislación vigente y podemos asesorarte. Contacta con nosotros sin compromiso.