Inscripción de ficheros de datos de Comunidades de Vecinos en la A.E.P.D.

Inscripción de ficheros de datos de Comunidades de Vecinos en la A.E.P.D.


Inscripción de ficheros de datos de Comunidades de Vecinos en la A.E.P.D.
Prevent Security Systems    22/01/2016

Cuando hablamos de ficheros de datos en las Comunidades de Vecinos, siempre se nos viene a la cabeza el fichero de videovigilancia pero, si una Comunidad de Propietarios no dispone de cámaras de seguridad… ¿tiene la obligación de inscribir algún fichero de datos en la Agencia Española de Protección de Datos? La respuesta es contundente: SÍ.

Tal y como indica la Agencia Española de Protección de Datos, toda persona o entidad (pública o privada) que proceda al tratamiento de datos personales, definidos en el art. 3.a) de la Ley Orgánica 15/1999, como "cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables", que suponga la inclusión de dichos datos en un fichero, considerado por la propia norma, artículo 3.b), como "conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso", deberán notificar previamente a la A.E.P.D. la creación del fichero de datos de carácter personal que quedará sometido a la Ley. 

En todas las Comunidades de Propietarios siempre existe, al menos, un fichero de datos personales: el de los integrantes de la comunidad.

Este fichero incluye datos como nombre de los propietarios, DNI, números de cuenta bancaria etc. y la comunidad está obligada a notificar a la A.E.P.D. su existencia. Por lo tanto, todas las Comunidades de Propietarios deberán disponer de al menos de un fichero de datos cuya finalidad es: “Gestión de los datos de la Comunidad de Propietarios”. 

Pueden existir otra serie de ficheros con finalidades diferentes como: “expedientes jurídicos”, “videovigilancia por motivos de seguridad”, “prestadores de servicios”…

Tal y como establece el artículo 58 del R.L.O.P.D., la inscripción de los ficheros deberá estar actualizada en todo momento, por lo que cualquier cambio que afecte al contenido de la inscripción, así como su cancelación deberá ser notificada a la Agencia Española de Protección de Datos para proceder a la inscripción de la modificación o a la supresión del fichero.

EN UNA COMUNIDAD DE VECINOS ¿QUIÉN ES RESPONSABLE DE LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE FICHEROS EN LA A.E.P.D?
El responsable del fichero está obligado a notificar su creación a la A.E.P.D. En el caso de las Comunidades de Propietarios, el responsable del fichero es la propia comunidad (no el Administrador de Fincas) representada por el presidente. La Administración de Fincas y las empresas de servicios (como Empresas de Seguridad) serán los responsables del tratamiento de datos y en algunos casos serán ellos quienes ofrezcan voluntariamente el servicio de alta en la A.E.P.D. aunque legalmente la responsabilidad es de la Comunidad de Propietarios. 

¿QUÉ OCURRE SI NO SE NOTIFICA LA EXISTENCIA DE UN FICHERO A LA A.E.P.D.?
En este caso, se estaría incurriendo en una falta leve, tal y como señala el artículo 44.2.b) de la Ley Orgánica 15/1999, quedando sujeto al régimen sancionador previsto en esta Ley que establece multas que oscilan entre los 900€ y los 40.000€

¿CÓMO PUEDO SABER SI MI COMUNDIAD DE VECINOS TIENE INSCRITO EL FICHERO DE DATOS EN LA A.E.P.D.?
El procedimiento es realmente sencillo, mediante el siguiente enlace, podemos buscar los ficheros de titularidad privada (en los que se incluyen las Comunidades de Propietarios) bien por denominación social del responsable del fichero o por NIF/CIF. Una vez en la ficha de la comunidad de vecinos, veremos los diferentes ficheros que se han dado de alta y su finalidad.

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