¿Es legal una junta de vecinos por videoconferencia? | Prevent

Viabilidad legal de la celebración de las juntas de propietarios telemáticas y de voto por correo


junta telematica España
Prevent Security Systems    17/11/2022

Análisis de la posibilidad actual de celebrar juntas de propietarios telemáticas, y de voto por correo mediante plataformas electrónicas aprovechando las modernas tecnologías de la comunicación que existen en la actualidad, y en desarrollo del art. 16 LPH

Por Vicente Magro Servet

Magistrado del Tribunal Supremo
Doctor en Derecho

INDICE

1.- Introducción.
2.- Reglas básicas a tener en cuenta para la celebración de una junta telemática.
3.- ¿Cómo redactar el punto del orden del día para convocar junta donde aprobar la posibilidad de celebrar juntas telemáticas?
4.- Modelo de convocatoria de junta telemática
5.- ¿Se puede convocar en la actualidad una junta de voto por correo?

 

1.- Introducción

No podemos hoy en día negar que el uso de las tecnologías en cualquier actividad laboral supone un agilización en los trámites y en la realización de cualquier actividad. Lejos quedaron los tiempos en donde existía un miedo a las tecnologías y que algunas personas se obstinaban en utilizarlas porque desconocían su forma de utilización, y ese miedo conllevaba la negativa al uso de las mismas, olvidando que, en realidad, supone un mejor desarrollo de su actividad laboral y una mayor practicidad y utilización por parte de todos los ciudadanos.

Además, hoy en día se está demostrando después del fenómeno del COVID que aquellos profesionales que están dando un paso adelante en el uso de las tecnologías están avanzando en sus despachos a pasos agigantados en las mejores prestaciones de los servicios que facilitan y dan a sus clientes que aquellos otros que no han dado ese paso en el uso de las tecnologías en su actividad laboral.

Este tema es muy importante hoy en día y deben subirse al carro de la tecnología en su actividad laboral todos aquellos profesionales, bien para dar un mejor servicio a sus clientes, o bien, también, para mejorar esas prestaciones que los mismos les reclaman para mejorar la calidad en la prestación de ese servicio y la agilidad y rapidez en la resolución de los problemas que existen hoy en día en toda actividad laboral.

Bajo este enfoque, toda la temática que afecta a las comunidades de propietarios no puede quedar al margen de esta filosofía individual y colectiva que se debe poner en marcha para mejorar y optimizar la prestación de servicios que dan muchos profesionales a los ciudadanos que viven en una comunidad de propietarios. Y es que hay que destacar que cuando se trata de poner en marcha en una comunidad de propietarios las nuevas tecnologías en su gestión no cabe utilizar la expresión “eso no se puede hacer aquí”, porque siempre habrá otro profesional que sí se ha implicado en las tecnologías en su actividad laboral que ofrece a sus clientes que sí que ofrezca a las comunidades servicios tecnologizados. Por ello, antes de perder al cliente es preciso ahondar en cómo se usan las tecnologías en las comunidades y cómo en los despachos profesionales se les pueden ofrecer a estas todo tipo de servicios que entren en el uso de las tecnologías.

Pues bien, uno de los principales problemas que están apareciendo hoy en día en materia de propiedad horizontal es el relativo a las formas de las convocatorias de las juntas de propietarios, habida cuenta que se está planteando la opción de la celebración de juntas telemáticas una vez que ya ha pasado la problemática generalizada que tuvimos con el problema del coronavirus. Y es que, aunque éste no haya desaparecido en su totalidad de nuestra esfera de vida, -y nunca lo hará ya como cualquier otra gripe- sí que la normalidad en la vida se ha implantado, e implementado en nuestra sociedad y es el momento de coger lo que hemos aprendido en la época del COVID para mejorar todos desde el punto de vista de la tecnología.

Sin embargo, en una época actual basada en el funcionamiento de las nuevas tecnologías no es posible olvidar que la propiedad horizontal no debe ni puede quedar al margen de la evolución de los tiempos y de la implantación de estas tecnologías en el mundo de la propiedad horizontal.

Es por ello, por lo que las juntas telemáticas deben admitirse y están admitidas legalmente en el ámbito de las comunidades de propietarios a la hora de celebración de juntas ordinarias, o extraordinarias, ya que supone la  introducción de estas tecnologías en el ámbito de la comunidad de propietarios, pero sin olvidar que el artículo 16 LPH en modo alguno prohíbe la celebración de estas juntas mediante el sistema mixto telemático-presencial. Veremos que lo importante es no privar de derechos a los comuneros y no causar indefensión. Bajo ese prisma y planteado así la junta telemática y el voto por correo son válidos. Y los que no dispongan de tecnología o no la quieran usar, simplemente se les ofrecerá la vía presencial, y el voto por correo ordinario en la forma y manera que se indique en la propia convocatoria de junta.

Las ventajas son muchísimas en esta forma de celebración de juntas telemáticas, ya que habrá muchos comuneros que no vivan habitualmente en el edificio en el cual tienen un inmueble, sino que lo hacen fuera de la localidad donde radica la finca y que desearían intervenir, no por el sistema de delegación de voto, sino por el sistema de celebración de junta telemática.

En otros casos también puede haber situaciones en que haya personas que se encuentran enfermas, o les sitúe la fecha de la junta por desplazamiento en otro lugar por razones de trabajo, o por viajes de otro sentido, o fin, pero quieran comparecer ese día en la junta, porque quieran intervenir personalmente y votar sin el sistema de la delegación.

Debe tenerse en cuenta, por ello, que no hace falta que se apruebe una regulación legal que permita el uso de la junta telemática, ya que la propia redacción literal del artículo 16 LPH lo permite. Y lo único que habrá que hacer es introducir parámetros que no ocasionen indefensión a los que actúen de forma telemática, y lo puedan hacer con los mismos derechos que si lo hicieran presencial.  Cierto y verdad es que sería deseable que hubiera una mejor regulación legal y que para la mejora de la seguridad jurídica se aprobara un Real Decreto que regulara su forma de celebración, como se hizo parcialmente en el año 2020, pero que no se haya hecho no quiere decir que esté prohibido. En modo alguno. Sería deseable que se facilitara esta labor, pero mientras tanto es preciso utilizar las tecnologías en las juntas como hoy en día muchos administradores de fincas avezados en el campo de las tecnologías están ofreciendo a sus clientes.

Hay que recordar que la redacción del artículo 16 de la ley de propiedad horizontal no establece la forma de la celebración de la misma, sino los requisitos de convocatoria y celebración. Por ello, la junta telemática puede llevarse a cabo perfectamente, bien de forma única o de forma mixta, con la forma presencial, que es lo que se aconseja. De esta manera, no existe prohibición alguna de celebración de junta telemática, pero, eso sí, debiendo cumplirse los requisitos y garantías establecidos en la ley para evitar situaciones de indefensión a los comuneros.

ley de propiedad

¿Qué dice el art. 16 LPH en cuanto a formalidades en principio?

1. La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.

2. La convocatoria de las Juntas la hará el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, el lugar, día y hora en que se celebrará en primera o, en su caso, en segunda convocatoria, practicándose las citaciones en la forma establecida en el artículo 9. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2.

Cualquier propietario podrá pedir que la Junta de propietarios estudie y se pronuncie sobre cualquier tema de interés para la comunidad; a tal efecto dirigirá escrito, en el que especifique claramente los asuntos que pide sean tratados, al presidente, el cual los incluirá en el orden del día de la siguiente Junta que se celebre.

Con esta redacción no està prohibida la junta telemática ni el voto por correo. Lo importante, como decimos, es que todo el mundo pueda intervenir… si quiere hacerlo.

Así,  como más tarde veremos, se deberá advertir en la convocatoria que aquellos que quieran intervenir de forma telemática deberán facilitar su correo electrónico al administrador de fincas en el plazo que se indique para que se pueda remitir a esa dirección el link de conexión a la plataforma telemática.

De la misma manera, también se establecerán normas para el pago de de la cuota que falta por pagar a los morosos y también normas relativas a la delegación del derecho de asistencia y voto en la junta para aquellos que no quieran asistir de forma telemática.

Se recomienda en estos casos que si se hace en una comunidad propietarios por primera vez la junta telemática se proceda a una prueba previa unos días antes de la celebración de la junta telemática para que los comuneros conozcan la sistemática de desarrollo y celebración de la plataforma telemática a emplear por el administrador de fincas

Por ello, ante la siguiente pregunta daremos la respuesta que se expone:

¿Puede intervenir un comunero de forma telemática en una junta si no puede hacerlo de forma presencial?

email junta telematica

¿Puede la comunidad convocar juntas mixtas presenciales-telemáticas?

No debería haber ningún problema y podría hacerse por cualquier aplicación, incluso por el teléfono móvil del administrador de fincas que permite la conexión de forma instantánea con varios comuneros, o incluso con aplicaciones tales como Microsoft Team, zoom, webex, etc, que se puede hacer desde el propio teléfono móvil del presidente o administrador de fincas, con lo cual no habría ningún inconveniente en que compareciera, porque la Ley de propiedad horizontal en modo alguno prohíbe la presencia telemática de comuneros, ya que, como decimos, solamente regula en el artículo 16 los requisitos de la convocatoria, pero no impide que pueda ser telemática y que algunos comuneros que no puedan asistir presencialmente pueden hacerlo vía online.

Para ello sería posible que en las convocatorias se advirtiera la posibilidad de que el comunero que no pueda asistir presencialmente y que tenga urgencia o necesidad de hacerlo telemáticamente, o simplemente quiera hacerlo así, lo pueda comunicar varios días antes de la junta al administrador de fincas, a fin de que se adopten las medidas oportunas para que pueda ser viable la conexión.

2.- Reglas básicas a tener en cuenta para la celebración de una junta telemática.

A fin de evitar indefensión de los comuneros para que puedan conocer todas las características que se deben tener en cuenta en estos casos, la convocatoria advertirá de los siguientes aspectos a tener en cuenta:

1.- El art. 16 LPH no prohíbe ni impide la celebración de una junta de propietarios mixta, presencial y telemática.

2.- Esto determina que se hará constar en la convocatoria que aquellos comuneros que deseen intervenir vía telemática deberán enviar al correo electrónico del administrador de fincas que se indique un mensaje indicando su voluntad de participar en el día indicado, a fin de que el administrador envíe a ese correo el enlace de conexión. Se indicará el plazo para enviarlo con antelación a la junta.

3.- Se hará constar en la convocatoria, también, que aquellos comuneros que no comuniquen el plazo indicado el dato o datos que sean necesarios para la conectividad se entenderá que no quieren participar en la junta con este sistema virtual, advirtiendo que no habrá lugar a impugnación alguna por la omisión de esta referencia, ya que al ser un sistema virtual se requiere el conocimiento por parte del administrador de fincas de aquel dato o datos que sean necesarios para llevar a efecto la conexión.

4.- Se indicará en la convocatoria el orden del día y la duración máxima de cada punto para ajustarse a un tiempo preestablecido.

5.- Que los morosos que deseen  votar deberá enviar hasta el día antes de la junta una copia de la transferencia realizada por la deuda que exista hasta ese momento con la comunidad. De no hacerse así  se advierte que el  mismo día no se podrá realizar el abono al precisar la constancia bancaria de que el abono se ha realizado.

6.- Se expone que quien quiera delegar su voto enviará hasta el día antes de la junta un correo electrónico al administrador de fincas indicando comunero delegante y persona que actúa como delegado con todos sus datos de identidad.

7.-Se fijará que la convocatoria es “única”, sin dar lugar a la “segunda convocatoria”, aunque los que se vayan incorporando serán “presentes” a los puntos que no se hayan votado todavía.

8.- Se indicará la plataforma telemática a utilizar.

9.- Se enviará además un protocolo de cómo funciona la plataforma con una explicación sencilla y directa (micrófono, cámara, modo de pedir la palabra, etc)

10.- Se indicará que los que no adviertan con antelación que desean intervenir o tengan problemas técnicos el día de la junta serán considerados ausentes (art. 17.8 LPH)

11.- Si alguien desea intervenir desde  el ordenador de otro vecino lo indicará igualmente al administrador de fincas por correo electrónico a fin de que se tenga en cuenta la presencia el día de la junta de los comuneros que se conectan junto con otros comuneros, aunque se advertirá en la convocatoria de esta posibilidad para quien  no disponga de medios  tecnológicos, o no conozca cómo funcionan y desee intervenir el día de la junta de esta forma.

12.- Se advertirá que la junta se grabará para ser conservada a los efectos de revisar algún dato que interese algún comunero comprobar, o revisarla, pero no se expedirán copias de las grabaciones para preservar el derecho de imagen de los comuneros al no haber cesión de la misma, quedando solo a disposición del juez en caso de impugnación de acuerdos.

13.- Junto con cada punto del orden del día se hará constar en la convocatoria el quórum de su aprobación,  según el tipo de cada acuerdo, a fin de agilizar el resultado de la votación y comprobación de si se alcanzó el quórum, así como aquellos acuerdos que llevan voto presunto del ausente, ex art. 17.8 LPH, y es preciso que transcurran 30 días tras la aprobación por mayoría simple en junta antes de considerarse aprobado.

14.- Se indicará aquellos puntos que por tratarse de obras obligatorias del art. 10 LPH por mantenimiento o rehabilitación no serán votados, sino que solo se expondrá y explicará el informe técnico que avala la obra. Solo en estos casos se votará por mayoría simple la adjudicación de la empresa que llevará a efecto la obra y coste.

15. La junta telemática no impide que puedan comparecer de forma presencial aquellos comuneros que así lo deseen, por lo que se deberá señalar un lugar físico a donde puedan comparecer quienes quieran llevarlo a cabo de forma presencial.

3.- ¿Hace falta redactar un punto del orden del día para convocar junta donde aprobar la posibilidad de celebrar juntas telemáticas?

Podría llegar a plantearse que para tener una adecuada cobertura aprobar en una junta de propietarios por mayoría simple la posibilidad de la celebración de juntas telemáticas mixtas con el formato presencial, lo que, quizás, sería más garantista.

En cualquier caso, no es obligatorio hacerlo así, ya que, en principio, la no prohibición del artículo 16 LPH para la celebración de juntas telemáticas mixtas con presenciales no exige la aprobación de la junta, pero a los efectos de otorgar mayor seguridad jurídica en aquellas comunidades donde prefieran tener esta cobertura sería aconsejable, también, disponer de un acuerdo en junta por mayoría simple del art. 17.7 LPH para la celebración de la junta telemática.

Para ello podríamos aconsejar la siguiente referencia del punto del orden del día para la aprobación de las juntas telemáticas que a continuación transcribimos. De todas maneras, insistimos en que no sería preciso esa aprobación, ya que la cobertura legal está perfectamente admitida en la actualidad, como en cualquier otro orden de la vida, y también el ámbito de la sociedades mercantiles

Es por ello, por lo que el punto del orden del día para aprobarlo en una junta sería el siguiente:

“Aprobación de celebración de juntas/asambleas de propietarios de forma telemática y autorización de la comunidad, para que los propietarios que lo deseen puedan intervenir en dichas juntas por cualquier medio telemático sin tener que desplazarse para asistir de forma presencial, compaginando así el sistema presencial con el telemático.”

4.- Modelo de convocatoria de junta telemática

D ………………………………………………, Presidente/a de la comunidad de propietarios del edificio en régimen de propiedad horizontal sito en la calle ……………………………………… de la localidad de …………………………… convoca a los propietarios a la reunión ordinaria/extraordinaria de la Junta de Propietarios

La Junta se celebrará vía telemática con sistema mixto presencial.

Para ello los que deseen intervenir deberán enviar al despacho del administrador de fincas en el plazo de tres días su dirección de correo electrónico para enviarles el link de acceso.

La convocatoria se hace con la antelación necesaria habida cuenta que se hará una prueba de conexión el dia…. Para comprobar que todo funciona y puedan acostumbrarse el servicio. La plataforma a utilizar será…

Se les enviará un link de acceso a su email para hacer una prueba el día indicado y otro link posterior para el día señalado para la junta al que tendrán que entrar en ese link para conectarse bien con ordenador, IPAD o teléfono móvil que tenga acceso a esta plataforma.

Los que no dispongan de sistema de acceso a una junta telemática podrán comunicar el domicilio del vecino donde van a estar ubicados para tenerles por presentes.

Se ruega que si alguien no dispone de medios lo comunique en el plazo de 72 horas para arbitrar una fórmula que le permita estar conectado con algún vecino desde su domicilio.

Los morosos que constan en la lista adjunta podrán pagar hasta el día… para poder votar y a continuación emitir su voto en el plazo antes indicado. Aquellos que no hayan pagado en ese plazo no podrán votar.

Se recuerda la opción en este caso de delegar el voto en el vecino o tercero que se indique que sí disponga de medios y vaya a entrar ese día de la junta telemática con la advertencia de que si el delegado no acciona el sistema y se conecta se pierde la delegación. Se advierte que las delegaciones de voto deberán remitirse al administrador de fincas hasta el día antes de la junta para tenerlas por formalizadas y sabes quién ha delegado, a fin de tenerlo por hecho el día de la junta.

El orden del día de la Junta de Propietarios será el siguiente:

1º (La justificación de la urgencia de este punto es la siguiente….)

2º …..

(Se indicará al lado de cada punto el quorum de aprobación y si es con voto presunto del ausente.)

La lista de personas privadas del derecho de voto es la siguiente:

En………………., a …. de ……….. de ………

Firma Presidente ............................................................

orden del dia junta

5.- ¿Se puede convocar en la actualidad una junta de voto por correo?

Igual que hemos expuesto en cuanto a la celebración de juntas telemáticas la redacción del artículo 16 LPH solamente fija la convocatoria de una Junta de propietarios, por lo que la forma en la que se celebra la misma y se convoca no está en el marco del artículo 16 LPH, de tal manera que cumpliendo los requisitos establecidos en la ley sobre convocatoria y celebración la Junta por correo será válida siempre y cuando no se cause indefensión a ningún comunero y puedan ejercer los mismos derechos que en una Junta presencial.

Para llevar a cabo el voto por correo, que se recomienda sobre todo en caso de juntas extraordinarias en temas que se han olvidado plantear, o no ha dado tiempo en una junta ordinaria, o, también, que surgen a largo del año, existen aplicaciones informáticas y empresas que ofrecen a sus clientes de las comunidad de propietarios servicios para que puedan utilizar el sistema de voto por correo mediante una aplicación informática que descargada en el teléfono móvil permite que se reciba en el correo electrónico del comunero la posibilidad de la votación de cada uno de los puntos del orden del día que se somete a votación por correo electrónico. De esta manera, en virtud de estas aplicaciones se puede votar por correo en una junta extraordinaria en un punto concreto, o varios incluidos como orden del día, permitiendo una mayor flexibilidad en la intervención en la junta de propietarios mediante el voto por correo.

Para aquellos comuneros que no dispongan de ninguna aplicación para poder votar por este sistema o con estas aplicaciones tecnológicas se les comunicará la dirección postal a la que tienen que enviar su voto en el plazo que se indica tal efecto.

La necesidad de mantener esta opción, al igual que las juntas telemáticas, permitirá a las comunidades tener una gestión de la celebración de sus juntas de propietarios mucho más fluida, que, sobre todo, conseguirá evitar los actuales problemas y que podemos sintetizar en los siguientes con las ventajas correlativas de acudir al voto por correo:

1.- Mayor facilidad para que los comuneros puedan votar en una junta (por correo mediante una aplicación informática descargada en el móvil, o en virtud de páginas web habilitadas para cada comunidad, o por correo electrónico), sobre todo el caso de comuneros que no están en el lugar donde se iba a celebrar la junta presencial, o no puedan acudir un día señalado por cualquier circunstancia. Sin embargo, el sistema de voto por correo le otorga a los comuneros un plazo para poder votar con tranquilidad enviándolo al lugar designado.

2.-  El voto podrá enviarse por correo electrónico al del administrador de fincas o por correo postal, pero en este último caso teniendo en cuenta que el plazo concedido en la convocatoria lo es para la recepción del voto por correo,  o bien para que el voto se pueda haber emitido dentro del plazo, no para su emisión, con lo que si se hace por correo postal habría que hacerlo de forma adelantada para que pueda llegar al destino de recepción antes del transcurso del plazo, o bien hacerlo de forma certificada para que conste que se emite dentro del plazo de la convocatoria.

Lo que se está llevando en esta metodología es el uso de aplicaciones informáticas que permiten utilizar el voto por correo de forma tecnológica.

3.-Con el voto por correo los comuneros evitan la delegación de voto de las presenciales o telemáticas y los comuneros pueden votar personalmente emitiendo el voto por correo sin necesidad de delegar en terceros.

4.. Evitamos el problema de no poder usar en ocasiones el voto presunto del ausente, y en aquellos casos en los que el quórum deba alcanzarse del total se pueda llegar al mismo con facilidad, ya que no se exige la comparecencia física, que es lo que dificulta muchas veces alcanzar el voto en los casos que no permitan el voto presunto del ausente y en donde se debe conseguir el voto en la junta, lo cual resulta difícil al conocer las dificultades que tienen muchos comuneros para asistir, o, simplemente, que no quieran hacerlo, lo que impide que muchos acuerdos se alcancen.

El voto por correo evita estos problemas y al no existir voto presunto del ausente, porque todos pueden votar en el plazo indicado es mucho más fácil conseguir los acuerdos, sobre todo, aquellos que no permiten el voto presunto del ausente, como son los de los arts. 10.3, 17.1, y 17.4 LPH

Al igual que en el caso de las juntas telemáticas la LPH no prohíbe la celebración del voto por correo, ya que lo que se debe significar es que se exigirá que todos los comuneros puedan recibir la convocatoria y que, al mismo tiempo, también puedan votar por correo, o bien por la plataforma electrónica que se habilite al efecto para el voto por correo electrónico, o bien para el caso de que aquellos no dispongan de esa posibilidad electrónica hacerlo por un voto, bien por correo electrónico, o bien por correo postal al domicilio que refiere la convocatoria de junta.

enviar carta junta

Lo importante en estos casos es no causar de indefensión alguna y que todo lo que se puede hacer en una junta presencial se puede hacer en el voto por correo incluyendo que los morosos puedan pagar en una fecha determinada que se fijará en la convocatoria, aunque habrá otras circunstancias como la delegación de voto que no será necesario llevar a cabo porque simplemente el comunero que quiera votar lo hará por correo y el que no quiere hacerlo simplemente se abstendrá de mandar el voto por correo.

Al finalizar el plazo concedido para la recepción del voto se realizará el recuento correspondiente y en base al cual se redactará el acta haciendo constar si se alcanzado el quórum, o no, y todos aquellos que han votado en un sentido o en otro, a fin de recoger en el acta los requisitos del artículo 19 como si se tratara de una junta presencial. La legalidad de esta celebración del voto por correo es es total, habida cuenta que cumple los requisitos del artículo 16 y no causa indefensión a ninguno de los comuneros.

 

 

 

 

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