Eso es lo primero que pensé cuando me dieron la información de que era en mí en quien había recaído este papel.
Sí, tengo que confesar que me asusté, pues no era consciente de lo que suponía y la palabra Presidente trasmite mucha responsabilidad.
En mi papel de mujer, casada, con hijos y trabajadora con un horario de 9 de la mañana a 21h, no parecía haber hueco para un nuevo rol.
¿Y ahora qué? ¿Cómo lo hago?
Como Vicepresidenta de la Comunidad de Propietarios, el año anterior había tenido poca información de la gestión que se estaba haciendo. Apenas participé en la firma de algunos documentos.
Ahora, con el testigo en mi mano, he cambiado la incertidumbre por buen hacer, sentimiento de vecindad y preocupación por mi comunidad de vecinos.
A través de este Post, quiero compartir con mis homólogos y/o potenciales presidentes de comunidad los consejos o elementos básicos que considero clave para lograr el buen hacer y buen gobierno de su gestión.
El Administrador de Fincas de la Comunidad de Propietarios, esa figura clave que te acompaña y asesora.
Sin él no habría sido posible mi rápida inmersión, aprendizaje y efectividad durante el tiempo de ejecución de la presidencia.
La primera clave fue establecer una reunión en el que el Administrador de Fincas junto al anterior Presidente de la Comunidad de Propietarios. Ambos me trasladaron los avances realizados hasta la fecha, me dieron la información de los procesos y me pusieron en contacto con los diferentes proveedores de servicios. Esta reunión me permitió conocer de primera mano dónde estábamos y las planificaciones a corto y medio plazo identificadas por ellos.
La segunda clave, fue conocer personalmente a los proveedores habituales, que nos daban un servicio continuado, pedirles que me transmitieran qué mejoras proponían en el servicio que daban que fueran de alto impacto y de ningún o bajo coste. Una de estas propuestas era tan simple como recibir mensualmente por parte de ellos información de los servicios realizados en el mes en curso a través de correo electrónico, y mejoras identificadas para el siguiente mes que pudieran trasladarse igualmente a los vecinos. Así hemos realizado mejoras de procesos, comunicación y servicio.
La comunicación como elemento clave en el servicio que se presta.
Me di cuenta de la cantidad de información que me faltaba de mi Comunidad de Vecinos y el problema no era que no me lo hiciera llegar el Administrador de Fincas. La información la tenía, históricamente a través de un acta en papel que me llegaba a mi buzón.
En los casos en los que se quería consultar la información de las actas no estaban accesibles cuándo y dónde se necesitaban.
Adaptando la comunicación a la tecnología que nos acompaña en nuestro día a día, como tercera clave de una mejora de procesos, el Administrador de Fincas puso a disposición de los vecinos las siguientes herramientas:
• Página Web: acceso a la página del Administrador de Fincas con un usuario y contraseña en el que nos posibilitaba el acceso a las actas y novedades.
• Comunicación por correo electrónico: desde la Administración de Fincas se nos pidió permiso a todos los vecinos a posibilitar la comunicación de noticias, envío y publicación de actas, novedades a través de este medio. Aquellos, pocos vecinos, que no tenían posibilidad de estos sistemas se mantuvieron informados por el medio habitual, reuniones, documentos en papel y buzón.
Velando siempre por la transparencia.
No solo desde la Administración de Fincas es requerida la transparencia a los vecinos, también la Presidencia tiene esta obligación y nada mejor para ello que el envío mensual a los vecinos de las actuaciones llevadas a cabo, avances realizados, mejoras y nuevas ideas a desarrollar que aporten a la Comunidad de Propietarios, siempre desde la perspectiva del buen uso y optimización de las herramientas de las que se disponen.
Por ello y como cuarta clave se estableció el envío desde la Presidencia de una circular mensual al resto de los vecinos donde se les da a conocer las actuaciones realizadas en el mes y la previsión de mejoras planificadas para meses siguientes.
Esta circular, enviada desde la Presidencia, fue gratamente recibida y abrió la comunicación bidireccional con aportación de ideas por parte de todos los vecinos que iban viendo su ejecución en función de que fuera viable hacerlo o no de forma inmediata o bien trasladarla a la siguiente junta de vecinos.
Entiendo a mis vecinos y sus necesidades
La empatía como elemento clave de cualquier comunicación, especialmente a la hora de entender las peticiones que nos llegan de nuestros vecinos. Entendiendo por empatía el ponernos en sus zapatos, su sentir y no por ello dar la razón cuando no se tiene.
El agradecimiento de sus aportaciones, junto a la evaluación de las mismas, validación, ejecución y/o argumentación de imposibilidad de hacerlo en algunos de los casos, son mi quinta clave en mi trabajo desde la Presidencia.
Esta actividad no siempre debe recaer en el Administrador de Fincas. Como vecina y puntualmente Presidente de la Comunidad de Propietarios seré yo la que asuma esta responsabilidad de comunicación, por diferentes vías, con otros miembros de la Comunidad, y demostrando que se vela siempre por unos y otros evitando así malentendidos y conflictos mayores.
Somos un equipo
No estoy sola en mi papel como Presidente de la Comunidad de Vecinos y en el objetivo de velar por la ejecución de lo establecido en la junta de vecinos, de los servicios contratados y de las necesidades y mejoras identificadas.
El Administrador de Fincas y el Vicepresidente son mis principales compañeros, escuchando y exponiendo siempre las decisiones al resto de los vecinos.
Una de las citas que utilizo como sexta clave de mi actuación es “Si quieres ir rápido, ve solo, si quieres llegar lejos ve acompañado”.
Al final de mi mandato valoro positivamente mi paso por esta responsabilidad que me ha hecho ser consciente y poner en valor el trabajo que el Administrador de Fincas de la Comunidad, Presidente, Vicepresidente y vecinos que trabajan activamente en el bienestar del día a día de nuestro entorno más cercano, como es nuestra Comunidad de Vecinos.